EDV-gestützte Betriebsprüfung (GDPdU)
II. Besondere Hinweise zur Außenprüfung des Mandanten
1. Beratung des Mandanten
- Der Mandant sollte über die neuen Möglichkeiten, die der Finanzbehörde im Rahmen der Außenprüfung zustehen, informiert werden.
- Es empfiehlt sich, mit dem Mandanten schriftlich zu vereinbaren, wer die Archivierung der Daten übernimmt.
- Der Steuerberater sollte dem Mandanten erläutern, welche Daten steuerlich relevant sind, diese Daten können dann bereits bei ihrem Entstehen gesondert gespeichert werden.
- Es bietet sich an, nach Abschluss eines Geschäftsjahres die steuerlich relevanten Daten mit dem Auswertungsprogramm auf einem Datenträger (z. B. CD-ROM, DVD) zu speichern und dem Prüfer den Datenträger zur Mitnahme oder zur Auswertung auf einem Einzelplatzrechner (in den Geschäftsräumen des Mandanten bzw. Steuerberaters) zur Verfügung zu stellen. Der Steuerberater sollte den Mandanten ausdrücklich auf diese Möglichkeit hinweisen.
- Sofern der Mandant die Buchführung selbst erstellt, sollte er darauf hingewiesen werden, dass im Fall der Außenprüfung der unmittelbare Datenzugriff möglich ist. Entscheidet der Mandant sich gegen die Erstellung eines Jahresdatenträgers, sollte ihm empfohlen werden, für Prüfungszwecke einen Einzelplatzrechner bereitzuhalten, auf dem die steuerlich relevanten Daten archiviert werden. Darüber hinaus sollte der Mandant für die Problematik veralteter Programme und das Problem der späteren Lesbarkeit der Daten sensibilisiert werden.
- Innerhalb des Kostenrechnungssystems wurden bisher keine Ergebnisspeicherungen vorgenommen. Als Input für die Kostenrechnung steht der Finanzbehörde die Finanzbuchführung zur Verfügung. D. h. es werden keine mit dem Kostenrechnungssystem erstellten Auswertungen geliefert, sondern die Finanzbehörde kanndie Daten der Finanzbuchführung selbst auswerten.
2. Auftragsbuchführung durch den Steuerberater mit Erstellung eines Datenträgers
- Insbesondere im Rahmen der Auftragsbuchführung empfiehlt sich die Erstellung eines Jahres-Datenträgers. Außer den steuerlich-relevanten Daten werden noch der Programm- und der Betriebssystemstand sowie der Datensatzaufbau benötigt; d. h. es muss vermerkt werden, welche Versionen der Programme und des Betriebssystems verwendet wurden bzw. die entsprechenden Programme und das Betriebssystem müssen archiviert werden. Durch diese Vorgehensweise wird sichergestellt, dass der Datenträger auch in späteren Jahren mit den höheren Versionen der Programme lesbar und nutzbar ist, bzw. dass auf die alten Programme und Betriebsysteme zurückgegriffen werden kann.
- Sollte der Prüfer auf dem unmittelbaren oder mittelbaren Datenzugriff bestehen, kann der Steuerberater die auf dem Datenträger befindlichen steuerlich relevanten Daten des Mandanten nebst Auswertungssoftware auf einen speziellen Einzelplatzrechner überspielen.
3. Datenträgerüberlassung
- Bei der Datenträgerüberlassung sind der Finanzbehörde die gespeicherten Daten auf einem maschinell lesbaren Datenträger und zur eigenen Auswertung bereitzustellen. Dies gilt auch, wenn sich die Daten bei Dritten (z. B. bei einem Steuerberater und/oder einem Datenverarbeiter befinden.
- Neben den Datensätzen der Finanzbuchführung, Anlagenbuchhaltung etc. sind ebenfalls alle zur Auswertung notwendigen Informationen (z. B. über Dateistruktur, Datenfelder sowie interne und externe Verknüpfungen) in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen.
- Die Kosten für die Datenträgerüberlassung hat der Steuerpflichtige zu tragen.